Como ter o controle das tarefas do dia a dia?

Atualmente, as pessoas trabalham num ritmo cada vez mais frenético. O autor Brian Tracy afirma que trabalha-se algo em torno de 10% a 30% acima de sua capacidade, num ambiente onde os trabalhos e as responsabilidades só se multiplicam.

São inúmeros relatórios para produzir, dezenas de e-mails para ler diariamente, inúmeras reuniões para participar. A verdade é que se somar as tarefas profissionais e pessoais essa conta parece nunca fechar.

A meu ver, o grande problema é que a maioria dos profissionais se perde na gestão de tantas tarefas acumuladas e como consequência, desenvolvem crises de ansiedade que impactam ainda mais a sua produtividade.

Nesse cenário, muitas vezes, as tarefas primordiais acabam deixando de ser executadas, em detrimento de outras, de menor importância para o negócio da Companhia.

Quantidade ou qualidade?

Nesses momentos recomendo a Lei da Eficiência Forçada, que indica que: “nunca há tempo suficiente para fazer tudo, mas sempre há tempo suficiente para fazer a coisa mais importante”. Em muitas situações e cargos, o cenário ideal de ficar “em dia” com todos os projetos não é realista.

Mas o fato é que, quando estamos sob grande pressão de tarefas, geralmente fazemos o oposto: focamos nossa atenção em tarefas menores, mais fáceis e rápidas de serem executadas, priorizando a quantidade de tarefas a serem concluídas ao invés da qualidade. E esse tipo de equívoco pode custar a sua performance ou até mesmo o seu trabalho.

Um outro erro muito cometido pelos profissionais, principalmente aqueles que têm traços perfeccionistas é querer abraçar tudo para provar para si e para os outros que é capaz.

E ao fazer isso, muitas vezes não compartilham o problema com os colegas ou gestores e tomam decisões que julgam ser as mais acertadas quando, na verdade, não são as opções que geram mais impacto ou valor para a Companhia. Desse modo, vivem cheios de trabalho, estão sempre ocupados de fato, mas suas ações não geram a performance esperada pela Companhia.

A longo prazo essa atitude esgota o profissional e lhe causa frustração que culminam numa queda em sua motivação e consequente produtividade.

Avalie a sua lista de tarefas

Na busca por tentar reverter essa situação, algumas etapas podem ser realizadas:

Seja realista: tome consciência de que você nunca conseguirá zerar a lista de tarefas que precisa fazer. Logo, o seu objetivo a ser perseguido é estar no controle de suas tarefas mais críticas.

Tenha clareza sobre as Atividades-Chave: converse com seu gestor, compartilhe com ele os problemas e dificuldades que está enfrentando e acima de tudo se certifique de entender quais são as tarefas e atividades-chave que ele espera de você e que trarão mais resultados para a empresa. É nessas tarefas que você deve focar seus esforços.

Revise sua lista de tarefas: atualize diariamente sua lista de tarefas, preferencialmente no final de cada dia de trabalho, para que você inicie cada dia já sabendo quais tarefas irá executar, evitando perda de tempo.

Saiba o que priorizar e o que procrastinar: inicie cada dia de trabalho colocando foco em apenas 20% de suas atividades que representarão 80% de seus resultados perante a Companhia. Para isso, crie categorias de tarefas em: A. tarefas-chave para a empresa que se não forem executadas podem acarretar graves consequências positivas ou negativas de acordo com seu desempenho. B. tarefas importantes que precisam ser executadas, mas são menos graves e podem ser postergadas por alguns dias; C. tarefas delegáveis que podem ser feitas por outras pessoas para que você fique livre para cumprir com as tarefas cruciais e D. tarefas que podem ser eliminadas porque não terão grande relevância para a empresa.

Mantenha o foco das tarefas-chave: para garantir que você se mantenha sempre focado na realização das tarefas mais importantes, faça rotineiramente as seguintes perguntas: 1. quais das minhas atividades trarão os melhores resultados para a empresa e para minha performance? 2. o que só eu posso realizar com qualidade para fazer uma grande diferença? e 3. neste momento, de que forma eu posso usar o meu tempo de maneira mais útil?

Planejamento: procure deixar os primeiros horários da manhã reservados na sua agenda para trabalhar nas atividades-chaves do dia. Nesse período evite distrair sua atenção com mensagens de e-mail, celular ou conversas. Lembre-se de ser efetivo e focado na conclusão dessas tarefas. Crie o hábito de realizar suas tarefas-chaves com rapidez.

Aprenda a dizer “não”: A palavra “não” é uma das mais poderosas no âmbito do gerenciamento de tempo. Recuse assumir qualquer nova atividade que não represente o uso mais produtivo do seu tempo. Aprenda a dizer “não” a tudo que não for absolutamente essencial no momento. Saiba ser delicado, mas firme, para não perder o controle das tarefas-chaves.

No início, essas ações podem ser difíceis de serem executadas, mas à medida em que você as executa, elas se tornam um hábito que te manterão no foco e concentração para fazer o que realmente precisa e, por sua vez, aumenta as chances de sucesso para obter os resultados de desempenho que tanto almeja.